Archiv für den Monat Oktober 2013

Das papierlose Büro? – Beispiel eines Workflows

Aus zwei Gründen schreibe ich heute einen kleinen Beitrag zu diesem Thema: Zum Ersten die aktuelle Blogparade: Papier oder Tablet? Das papierlose Büro! von Hubert Baumann und zum Zweiten biete ich an der OTH Amberg-Weiden ein Seminar für Studierende an, wo dieses Thema ebenfalls Inhalt ist.

Als Wissensarbeiter, vor allem im Hochschulbereich – sprich Lehre und Forschung – ist das Sammeln, Aufbereiten, Aufbewahren und Verwerten von Informationen die tägliche Aufgabe. Würde ich dabei alles drucken, stünde mein Laserdrucker nicht mehr still. Weiterer Nachteil: Meistens nimmt man nur das Wichtigste gedruckt mit, die restlichen Unterlagen liegen auf dem Schreibtisch oder in Regalen – weit weg, wo man sie gerade brauchen würde.

Daher habe ich lange damit verbracht, die passenden Programme dafür zu finden und bin auf einem guten Weg zum papierlosen Büro.

Für wissenschaftliche Journals, Bücher, etc. verwende ich Bookends und als mobile Version Bookends on Tap. Der Vorteil: Alle Literatur ist an einem Ort, daraus kann ich ggf. gleich in das passende Textverarbeitungsprogramm die Quellen angeben und ein Literaturverzeichnis erstellen. Die vielen Journals, ebooks etc. müssen nun nicht mehr gedruckt werden, da mit der mobilen Version das iPad als Ebook-Reader fungiert. So spare ich nicht nur Papier, Volumen auf Reisen und Gewicht, sondern habe meine aktuellsten und wichtigsten Papers immer dabei. In Bookends sind auch Notizen, kurze Zusammenfassungen möglich. Mobil kann man die Texte auch markieren und mit weiteren Hervorhebungen versehen. Die Synchronisation funktionierte bislang super und fehlerfrei.

Ab und zu drucke ich allerdings die wichtigsten Papers, die ich für meine aktuellen Arbeiten brauche, dennoch aus. Am Schreibtisch ohne Laptop oder iPad liest es sich konzentrierter. Aber ich drucke nur sehr ausgewählt, die wichtigsten Seiten. Die Vorauswahl und das Einlesen geschieht papierlos.

Neben dieser Art von Dokumenten fallen noch viele weitere Infos an: Web-Seiten, Suchanfragen, E-Mails usw. Dies alles sammle ich in DevonTHINK Pro. Dort importiere, tagge, sortiere, verknüpfe ich alles, auch meine Bookends Referenzen und neuerdings auch meine Notizen von Bookends (dafür einen herzlichen Dank für die überarbeitete Vorlage an Herrn Eric Boehnisch-Volkmann). Anschließend verarbeite ich dort die Notizen als Exzerpt weiter. Mit DevonTHINK 2 Go habe ich meine wichtigsten Infos auch auf iPhone oder iPad dabei. Diese Synchronisation ist zwar noch etwas anfällig, nach dem letzten Update allerdings schon verbessert worden. Eine neue Version ist in Bearbeitung.

Trotzt der vielen Möglichkeiten lese ich noch gerne in Papierform. Es ist einfach noch ein gutes Gefühl und man liest konzentrierter. Auch habe ich mir neben den vielen Notizfunktionen von Laptop & Co. wieder ein Papier-Notizbuch „Conceptum“ zugelegt um einfach dort schnell und einfach Skizzen, Notizen etc. zu erstellen. Die guten Ideen übernehme ich dann aber wieder in DevonTHINK.

Info: Die vorgestellten Programme sind leider nur für Mac OSX verfügbar.

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